Enthousiaste lezers van de Geocaching Blog hebben interviews voorbij zien komen met cache-eigenaars, gemeenschapsvrijwilligers en ontelbare mensen die helpen ons spel zo bijzonder te maken. Maar heb je je ooit afgevraagd wat er allemaal bij komt kijken om een Mega-event of Block Party te organiseren?
Mega- en Giga-events zijn de ultieme bijeenkomsten voor veel geocachers. In 2025 krijgen geocachers ook de kans om een Block Party bij te wonen of te organiseren om 25 jaar geocaching te vieren. Al deze events bieden een verscheidenheid aan leuke activiteiten en trekken geocachers van over de hele wereld aan.
Om meer te weten te komen over wat er nodig is om een groot geocache-event tot leven te wekken, spraken we met Emily oftewel em_adventuring, Community Special Events Manager hier bij Geocaching HQ:
Allereerst, wat is je rol bij HQ?
Ik ben lid van het Community Volunteer Support team. We hebben allemaal verschillende verantwoordelijkheden, maar we spelen allemaal een belangrijke rol in het ondersteunen van de geocachegemeenschapsvrijwilligers en het beheren van de geocacheplaatsingsrichtlijnen.
Het grootste deel van mijn tijd besteed ik aan het eventsprogramma bij Geocaching HQ. Hieronder valt het beheren van de richtlijnen, het beoordelen van aanvragen voor Mega-events, het administreren van de sponsorvoordelen die Geocaching HQ aan Mega-events geeft, het ondersteunen van organiserende teams en het beheren van Signal the Frog’s erg drukke reisschema.
Als een geocacher geïnteresseerd is in het organiseren van een Mega-event of Block Party, wat moeten ze dan doen?
Als je team het event gepland heeft en de cachepagina klaar is, kun je het aanmeldingsformulier vinden in de Kennisbankpagina over Eventcaches onder de bijpassende categorie (3.7 voor Block Parties en 3.8 voor Mega-events).
Je moet altijd zoveel mogelijk informatie op het aanmeldingsformulier zetten als je kunt. We keuren geen aanvragen goed met weinig informatie.
We zullen de aanmelding binnen de komende paar werkdagen beoordelen en contact met je opnemen over vervolgstappen.
Moet ik ieder onderdeel van het event al gepland hebben?
Niet ieder detail hoeft afgerond te zijn op het moment dat je je aanmeldt, maar we moeten wel zien dat er genoeg plannen zijn gemaakt zodat we een goed inzicht hebben in je event. Dit betekent over het algemeen dat je een bevestigde locatie hebt, je je thema uitlegt, verschillende specifieke activiteiten die ter plekke plaatsvinden en een algemeen idee van wat de toegangsprijs is, of het gratis of voor een laag bedrag is.
Wat zijn de grootste fouten die mensen op hun aanmelding maken?
Events moeten plaatsvinden op een enkele, specifieke locatie en de sociale banden die worden gesmeed door geocaching vieren. Activiteiten tijdens het event moeten aanwezigen aanmoedigen om ter plekke te blijven, waarbij ze zich bezighouden met activiteiten zoals workshops, lezingen, verkoopstands, spelletjes en eten.
Plannen voor events die zich richten op activiteiten als wandelen, het ontdekken van de stad of het vinden van geocaches op verschillende plekken voldoen niet aan deze richtlijnen en zullen daarom niet worden goedgekeurd.
Hoewel optionele nevenactiviteiten – zoals culturele of geschiedkundige uitstapjes, wandelingen, het vinden van geocaches en rondleidingen – welkome optionele activiteiten zijn, kunnen ze niet de hoofdmoot van de aanbevolen activiteiten van het event zijn.
Sommige al langer bestaande Mega-events, die jaren geleden zijn goedgekeurd, mogen zich nog wel richten op activiteiten buiten het eventterrein, maar we keuren geen nieuwe Mega-events meer goed met dit thema of deze structuur.
Welk advies heb je voor eventorganisatoren om ervoor te zorgen dat hun event een succes wordt?
Investeren in je plaatselijke gemeenschap door er actief aan deel te nemen is essentieel. Dit kan bestaan uit het organiseren van events, aanwezig zijn bij events en het vinden van geocaches in de buurt.
Zelfs als events in jouw regio zeldzaam zijn, kan het regelmatig organiseren van kleinere bijeenkomsten een groot verschil maken en de interesse in grotere bijeenkomsten vergroten.
Veel Mega-events zijn ook begonnen doordat organisatoren kleinere events hielden om momentum op te bouwen.
Kun je voorbeelden geven van bijzonder leuke activiteiten waaraan je tijdens een Mega-event hebt deelgenomen?
Toen ik het Genks Geocache Event 2023 (GC9TQ1W) bezocht, lieten ze plaatselijke cachers geweldige praktische puzzels bouwen.
Een aantal waren vrij eenvoudig en voor anderen was veel technische vaardigheid nodig om ze te bouwen.
Ze maakten als Adventure Labs deel uit van het Mega, maar sommige hadden makkelijk omgezet kunnen worden in gadgetcaches na het event. Het was leuk om de creativiteit van de gemeenschap in actie te zien.
Bij GeoSlovácko 2024 (GCAEHTY) in Tsjechië waardeerde ik ook de activiteiten die de regio Slovácko lieten zien.
Op het eventterrein waren plekken waar deelnemers meer te weten konden komen over lokale wijnmakerijen, plaatselijk eten, konden genieten van traditionele dansuitvoeringen en in gesprek konden gaan met geocaching vrijwillige reviewers die vragen van deelnemers beantwoordden.
Wat is het meest uitdagende onderdeel in je werk?
Als ik organisatieteams moet vertellen dat hun aanmelding nog niet is goedgekeurd.
Dit betekent alleen maar dat ze meer informatie moeten doorgeven, meer plannen moeten maken of de focus van hun event moeten veranderen.
Ons doel is om gepassioneerde teams te ondersteunen bij het organiseren van grote events, niet om ze te ontmoedigen. We willen teams zien slagen in het organiseren van iets geweldigs voor hun gemeenschap!
Wat is het leukste onderdeel van je werk?
Ik hou ervan om een relatie op te bouwen met de organisatieteams van de Mega-events. Ik hou van hun creativiteit, passie en toewijding.
Ik werk nu al een paar jaar met sommige teams en het is inspirerend om te zien hoe hun events in de loop van de tijd gegroeid zijn.
Het is ook leuk om zoveel nieuwe teams bezig te zien met het voorbereiden van grote events voor 2025. Het wordt een zeer speciaal jaar voor de gemeenschap!
Er staan al 97 grote events gepland voor 2025. Om aankomende Mega-, Giga-events en Block Parties te zien, bekijk je deze lijst.
Luister naar Emily in de Inside Geocaching HQ podcast (aflevering 66): Big geocaching events
